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SophiA Biblioteca

SophiA Biblioteca

Uma biblioteca tem a importante função de disseminar a informação e ampliar o acesso à cultura. Além disso, existe hoje a real necessidade de oferecer produtos e serviços com a máxima qualidade, em qualquer segmento. Para isso, é imprescindível que a biblioteconomia acompanhe a evolução das tecnologias da informação.

Moderno e de fácil utilização, o software baseia-se nos padrões internacionais de catalogação e comunicação de dados (MARC-21, ISO2709, Z39.50 cliente e servidor, XML e OAI-PMH), e contabiliza mais de 600 instituições usuárias, entre universidades, escolas, empresas, órgãos culturais e públicos, no Brasil e exterior.

Manter uma organização que permita fácil acesso às informações de uma biblioteca é a garantia para que esta seja bem avaliada. Esta organização só é possível na medida em que sua gestão é informatizada, em sua forma mais eficiente. Isso reflete não somente na percepção da qualidade da biblioteca como também no da própria empresa que a mantém.

Confira como o uso de uma solução SophiA reflete no desenvolvimento da sua biblioteca e perceba porque esta é a melhor opção para atender à sua necessidade.

Interface moderna

A preocupação com a ergonomia tornou o SophiA Biblioteca muito simples de ser utilizado, com uma interface amigável e intuitiva. Os serviços web contam ainda com a possibilidade de customização, permitindo à biblioteca adequar seu terminal ao padrão visual do site da instituição.

Experiência e conhecimento aplicados à solução

Desde 1997 a Prima atua no desenvolvimento de softwares para gestão de bibliotecas e essa experiência é traduzida numa grande carteira de clientes, composta por centenas de milhares de usuários finais utilizando o SophiA Biblioteca ou o terminal de atendimento web. Nossa equipe conta com bibliotecários, analistas de sistemas e de suporte trabalhando exclusivamente no desenvolvimento e apoio ao produto.

Excelente custo-benefício

Por atender a um grande volume de usuários, a Prima consegue fornecer licenças e suporte a um custo acessível e compatível com o porte do seu negócio.

Segurança e controle

O sistema permite a criação de perfil e senha para cada operador,  indicando quais ações ele poderá realizar. Assim é possível acompanhar as ações de cada um por meio de filtros e relatórios gerenciais.

Flexibilidade e eficiência nas configurações de circulação

Você poderá definir as políticas de empréstimos, reservas e renovações de acordo com a realidade da sua instituição, combinando dezenas de opções, como quiser (multas, atrasos, dentre outros).

Integração com sistemas administrativos

É possível, por meio de uma API de web services, integrar o SophiA com outros sistemas usados na empresa. Desta forma não é necessário cadastrar colaboradores em dois sistemas distintos; o sistema de gestão (administrativa ou financeira) que você já utiliza pode exportar os dados para o SophiA Biblioteca.

Seleção e Aquisição

• Controle de aquisições, doações, assinaturas de periódicos, permutas e orçamentos.

• Recebimento e análise de sugestões de aquisições encaminhadas pelos usuários.

• Aceite ou recuse solicitações de usuários, com comunicação por e-mail e no Terminal Web.

• Elaboração de pedidos de aquisição a partir das sugestões dos usuários, com envio de listagens aos fornecedores para cotação.

• Envio de listagens para cotação aos fornecedores por meio da internet, com login e senha exclusivos, reunindo informações de obras, quantidade e prazos para entrega, definindo data limite para recebimento dos orçamentos.

• Análise dos orçamentos recebidos, com funcionalidade de formação de pedido com critérios de melhor preço, disponibilidade de entrega e prazos.

• Distribuição das obras adquiridas do módulo Aquisições ao SophiA, sem necessidade de nova digitação dos dados, inserindo novos exemplares a obras já existentes ou realizando pré-catalogação de publicações novas.

• Possibilidade de aquisição de publicações em moeda estrangeira, com inclusão de valores para conversão ao Real.

• Registro de assinaturas de periódicos com possibilidade de criação de expectativa de chegada de fascículos, registro de recebimento, envio de cobrança ao fornecedor por atraso na entrega, distribuição de fascículos recebidos, tanto para acervo como para lista de itens disponíveis para doação.

Catalogação

• Capacidade ilimitada de registros.

• Adoção de padrões estabelecidos para a área da biblioteconomia: AACR2, ABNT (Associação Brasileira de Normas Técnicas), MARC 21.

• Não requer conhecimento prévio do formato MARC. O SophiA possui um exclusivo sistema de conversão online do padrão AACR2 (nível 3) para MARC-21 e vice-versa.

• Possibilidade de inclusão, edição e visualização da ficha de cadastro no padrão AACR2, MARC (registro bibliográfico no formato MARC, com nomeação dos campos) ou MARC tags (visualização das tags com número dos campos e subcampos), configurável por operador.

• Processamento de qualquer tipo de material, nos níveis monográfico e analítico, com possibilidade de criação de campos específicos de acordo com a necessidade descritiva.

• Possibilidade de catalogação centralizada ou descentralizada.

• Recurso de duplicação e unificação de registros.

• Controle de numeração de tombos, emissão de etiquetas de códigos de barras e códigos de usuários.

• Gestão completa de tabelas de termos autorizados, com controle de remissivas VER e VER TAMBÉM, controle de revisão de termos e correções em lote.

• Possibilidade de anexar arquivos, links para páginas da web e imagem de referência aos registros.

• Inclusão de exemplares por lote, resultando em agilidade no momento do registro de novas obras. Catalogar livros e demais materiais do seu acervo pode ser ainda mais fácil.

Intercâmbio de dados (importação e exportação)

• Adoção de padrões internacionais para intercâmbio de dados: MARC 21, Protocolo Z39.50, ISO2709, Protocolo OAI-PMH.

• Importação de registros em MARC Autoridades e Bibliográfico.

• Importação de registros bibliográficos no formato MARC, ISO2709, protocolo Z39.50 ou através do Portal SophiA (Rede de bibliotecas SophiA).

• Possibilidade de importar dados de qualquer instituição que disponibilize os dados de seu catálogo nos formatos adotados pelo SophiA.

• Opção de edição dos registros em MARC antes de realizar a importação.

• Exportação de registros via ISO2709 e servidor Z39.50 integrado.

• Opção de selecionar e salvar diversos registros em formato MARC a partir de seleção de obras no Terminal Web ou no Gerenciador.

Serviços web

• Serviço facilitado ao usuário: reserva, cancelamento de reserva, empréstimo, devolução e renovação online.

• Acesso por número ilimitado de usuários simultâneos para consulta.

• Acesso às íntegras de documentos nos mais variados formatos (texto, áudio, vídeo, etc.).

• Possibilidade de aplicação de política de acesso a documentos na íntegra, definindo a visualização dos arquivos por tipo de usuário, mediante login e senha.

• Relatório estatístico com os termos pesquisados no Terminal Web, informando a quantidade de ocorrências.

• Seleção de obras com opção de imprimir ou enviar e-mail dos resultados em forma de lista ou referências bibliográficas.

• Autonomia do usuário para informar seu perfil de interesse com dados de materiais, autores e assuntos, de acordo com as tabelas de autoridades, com envio de mensagem sempre que uma nova obra correspondente ao perfil for cadastrada.

Circulação

• Definição avançada de políticas de circulação por biblioteca, categoria de usuário e tipo do material.

• Gestão completa do empréstimo entre bibliotecas.

• Emissão de cartas de cobrança impressas ou por e-mail.

• Visualização da foto do usuário na circulação.

• Controle de chaves de escaninho.

• Controle de consultas locais.

• Opção de empréstimo por hora.

• Integração com equipamentos de autoatendimento da 3M, Multisystems e IdSystems.

• Recurso de biometria para empréstimos e devoluções.

Gestão da biblioteca

• Acesso por número ilimitado de usuários simultâneos para consulta e cadastro.

• Definição de configurações gerais (por instituição) e locais (por biblioteca).

• Controle de acesso ao sistema definindo perfis de usuários e permissões para inclusão, edição ou exclusão de registros e auditoria com log de operações.

• Gestão de acervo e políticas de circulação em múltiplas bibliotecas pertencentes a uma mesma rede.

• Múltiplos idiomas por meio do módulo Tradução.

• Inventário.

• Gerador de relatórios e etiquetas, permitindo a confecção de relatórios pela biblioteca ou TI.

• Painel de Gestão, um recurso que permite que você aplique diferentes filtros para visualizar dados de uma ou mais bibliotecas (se Multibiblioteca), proporcionando, por meio de uma linguagem gráfica e visual, uma visão clara e detalhada aos bibliotecários e gestores sobre a situação das atividades desenvolvidas pela biblioteca como, dados gerais, usuários, circulação, acervo e consultas aos terminais.

• Análise de aplicabilidade: fornece subsídios para tomada de decisão para compras ou remanejamento de publicações do acervo.

• Gestão de vocabulário controlado com opção de construção de tesauro poli-hierárquico.

• Gerador de coleção de fascículos de periódicos em lote, com indicação de ano final e inicial e parâmetros gerais da coleção.

Biblioteca Digital

• Gestão de biblioteca digital, com vinculação de mídias diversas (PDF, DOC, imagem, vídeo e som) e harvesting pelo protocolo OAI-PMH.

• Visualização de mídias do repositório digital por download ou streaming.

• Possibilidade de criação de diversos repositórios, separando as informações por tipo de arquivo, forma de acesso ou tipo de informação armazenada.

• Uso do repositório SophiA ou integração com Dspace.

• Possibilidade de aplicação de política de acesso a documentos do(s) repositório(s), definindo a visualização dos arquivos por tipo de usuário, mediante login e senha.

Serviços ao usuário

• Rotina completa para circulação de publicações (reserva, empréstimo, renovação e devolução).

• Reservas, cancelamento de reservas e renovações pelo gerenciador ou pelo Terminal Web.

• Envio de avisos por e-mail informando sobre disponibilidade de obra reservada ou vencimento de empréstimos.

• Envio de e-mails notificando empréstimos, renovações, devoluções, evitando a utilização de papel.

• Informação de bibliografia de curso de acordo com os dados do aluno.

• Sugestão de aquisições, tanto de novos títulos como exemplares de obras já existentes.

• DSI (Disseminação Seletiva da Informação), com configuração definida pelo próprio usuário final por meio da web ou pelo bibliotecário.

• Referência bibliográfica de acordo com a ABNT (NBR 6023), com possibilidade de ordenação por título, número de chamada e inclusão de informações complementares como: assuntos, código de barras, notas de conteúdo, número de chamada, quantidade de exemplares e resumo.

Serviços de capa

Visando incrementar a experiência vivida pelo seu usuário final, a Prima desenvolveu o serviço de capa, que permite que o usuário do Terminal Web visualize as capas das publicações que pesquisou numa apresentação visual muito agradável, identificando e localizando o livro que procura com mais facilidade.

Além disso, a Prima possui um banco de capas que pode ser comparado aos itens que compõem seu acervo.

Assim, os títulos em comum podem ser exportados para o seu sistema SophiA.

E MAIS: FAÇA PARTE DE UMA REDE DE BIBLIOTECAS

A Rede de Bibliotecas SophiA é composta por unidades de informação que utilizam os softwares da linha SophiA Biblioteca e têm como objetivo ser um canal de comunicação, compartilhamento de dados e serviços entre as bibliotecas. A Rede oferece vantagens tanto para clientes que desejam disponibilizar seu acervo para o compartilhamento de dados como para clientes que desejam apenas consultar dados bibliográficos e utilizar os serviços oferecidos.

Vantagens da Rede de Bibliotecas SophiA

• Busca e exportação de registros bibliográficos (obras, periódicos e analíticas).

• Apresentação de vínculos dos materiais com sites relevantes, tais como o Google Books e outros.

• Visualização e solicitação de materiais a serem doados pelas bibliotecas.

• Visualização e solicitação de materiais a serem permutados pelas bibliotecas.

• Empréstimo entre bibliotecas automatizado, integrado às rotinas do SophiA.

O acesso à Rede é disponibilizado pelo Portal SophiA, um site aberto aos bibliotecários que engloba um conjunto de serviços, informações e links úteis ao profissional da informação, tais como dicas de uso do SophiA Biblioteca, acesso ao suporte e atualização dos produtos, links, notícias e oportunidades relevantes da área, agenda de cursos e eventos, acesso aos parceiros da Prima que oferecem mais soluções às bibliotecas, dentre outros serviços.

Saiba mais em www.portalsophia.com.br.

Depoimento

O SophiA é o software que recomendamos aos que precisam de uma ferramenta amigável e de fácil manuseio, que permite ao verdadeiro profissional dedicar o melhor de sua capacidade intelectual e de laboração em prol daqueles que buscam os serviços da biblioteca e porque não dizer em prol de si mesmo, posto que o primeiro usuário do sistema é o bibliotecário.
Luiz Antônio de Souza

Luiz Antônio de Souza
Bibliotecário-chefe da Biblioteca Acadêmica Lúcio Mendonça, da Academia Brasileira de Letras
Rio de Janeiro/RJ

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